Paragony oraz ich kopie, czy raporty dobowe i miesięczne, to nie jedyne, istotne dokumenty, jakie są związane z pracą na kasie lub drukarce rejestrującej. Wśród nich znajduje się także książka serwisowa. Może wygląda niepozornie, ale tak naprawdę ma duże znaczenie – i to z punktu widzenia zarówno prawa, jak i firmy sprawującej opiekę techniczną nad naszym urządzeniem. Dlaczego? Dziś kilka słów o tym.
„O czym jest” książka serwisowa?
Książka serwisowa to nieodzowny element wszystkich kas i drukarek fiskalnych. Każdy przedsiębiorca, który wybierze i zakupi urządzenie rejestrujące, otrzyma dołączony do niego, wspomniany dokument. Dlaczego? Ponieważ książka serwisowa jest dla tego typu technologii tym, czym dla nas dowód osobisty lub paszport. A zatem, znajdziemy w niej najważniejsze informacje o pozyskanej kasie bądź drukarce. Czyli nazwę, model, numer fabryczny i unikatowy urządzenia, dane o jego producencie, a także o firmie, która przeprowadziła fiskalizację (oraz najczęściej odpowiada za późniejszą konserwację i ewentualne naprawy). Ponadto, w książce tej umieszczone są również informacje dotyczące uprawnionych serwisantów (głównego, rezerwowego) i wpisy na temat wszelkich interwencji, w jakich dana kasa lub drukarka brała udział.
Książka serwisowa nie może się znajdować gdziekolwiek!
Kiedy zdamy sobie sprawę, że książka serwisowa zawiera informacje o całej historii naszego urządzenia fiskalnego, poświadczając jego właściwe funkcjonowanie, to jasne się stanie, dlaczego jest taka ważna. To bowiem kolejna część ogólnej dokumentacji, potwierdzającej – lub poddającej w wątpliwość – prawidłowość ewidencjonowania obrotu. Z tego względu przepisy mówią nawet, jak należy przechowywać książkę serwisową. Musi się ona znajdować w tym samym miejscu pracy danej kasy lub drukarki rejestrującej. Powód jest prosty: mamy obowiązek umożliwić wgląd do dokumentu uprawnionym serwisantom (np. podczas interwencji) i przedstawicielom organów skarbowych (np. podczas niezapowiedzianej kontroli), jeśli o to poproszą. Brak książki serwisowej, z takich czy innych powodów, może być więc odebrany jako złamanie przepisów czy okoliczność kładącą się cieniem na uczciwości naszej pracy. Nie mówiąc już o dodatkowych konsekwencjach, jak konieczność zwrotu ulgę za zakup kasy lub drukarki czy też odmowa dalszych napraw i konserwacji urządzenia ze strony serwisu.
Nie masz książki serwisowej? Koniecznie uzyskaj jej duplikat!
Każdy podatnik jest tylko człowiekiem. Czasem nawet przy kwestiach najważniejszych, związanych z prawem, dochodzi do niespodziewanego, przykrego zrządzenia losu – np. uszkodzenia bądź zagubienia książki serwisowej. Ale fakt, że potrafi się to przydarzyć każdemu, nie oznacza, że możemy to tak zostawić. W taki przypadku musimy najpierw jak najszybciej poinformować o stracie książki serwisowej Urząd Skarbowy, a następnie – jak najszybciej złożyć pisemną prośbę u producenta, by ten, na bazie dotychczas zebranych danych, wystawił nam duplikat dokumentu. Im wcześniej wykonamy te kroki, tym krócej będziemy w sytuacji przekraczania przepisów. A jeśli zadbamy o właściwe przechowywanie książki serwisowej, nie będziemy musieli w ogóle się tym przejmować.
Czy ktos z odwiedzających tę stronę miał sytuację, że stracił książkę serwisową? Jestem ciekaw jak w rzeczywistości wygląda procedura uzyskiwania duplikatu dokumentu. Da się to sprawnie załatwić?