Obsługa osób fizycznych w firmie może niekiedy wiązać się z koniecznością uwzględnienia zwrotu towaru albo reklamacji produktu lub usługi. A jeżeli podatnik korzysta w swoim przedsiębiorstwie z urządzenia fiskalnego, taka sytuacja obliguje go do postępowania zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Wspomniany akt prawny przewiduje z kolei, że zwroty lub reklamacje, które skutkują oddaniem klientowi całości lub części należności, trzeba uwzględniać w odrębnej ewidencji. Na czym konkretnie to polega?
Dodatkowej dokumentacji nie prowadzimy na kasie fiskalnej
Sama w sobie kasa fiskalna nie umożliwia ewidencjonowania zwrotów towarów i reklamacji produktów bądź usług. Takie urządzenie nie pozwala również na „skasowanie” informacji o sprzedaży, która została wcześniej zarejestrowana w jego pamięci wewnętrznej. W jaki sposób i gdzie w takim razie należy prowadzić dodatkową dokumentację firmową?
Wspomniane we wstępie Rozporządzenie Ministra Finansów nie określa konkretnej formy ewidencji zwrotów i reklamacji. Podatnik korzystający z kasy fiskalnej może więc używać do tego np. teczki lub segregatora z odpowiednimi wydrukami, które będą dotyczyły omawianych zdarzeń. Całą dokumentację można też opatrzyć danymi firmy i wpisać do niej informacje na temat wykorzystywanego urządzenia rejestrującego (np. jego nazwę i numer ewidencyjny). Nie jest to wymagane, ale z pewnością pozwoli na łatwiejsze zachowanie porządku w ewidencji zwrotów i reklamacji.
Wpisy do ewidencji zwrotów i reklamacji
Jakie dane musi zawierać wpis, który zostanie zawarty w firmowej ewidencji zwrotów i reklamacji? Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, w każdej pojedynczej adnotacji należy koniecznie zawrzeć:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
To jednak nie wszystko. Warto też pamiętać o tym, że do wpisu w takiej ewidencji trzeba zawsze dołączyć dokument potwierdzający konkretną transakcję (najczęściej będzie to po prostu paragon fiskalny, wydrukowany wcześniej z wykorzystywanej w firmie kasy rejestrującej) oraz protokół przyjęcia zwrotu towaru albo reklamacji produktu lub usługi (z podpisami złożonymi przez sprzedawcę i nabywcę).
myślę, że wiele osób może skorzystać z tego wpisu, mam na myśli początkujących przedsiębiorców dopiero zaczynających ewidencjonować obrót za pomocą kasy. z jednej strony kwestia zwrotów czy reklamacji jest dość naturalna, pojawiająca się w wielu przedsiębiorstwach, w różnych przypadkach. z drugiej – wydaje mi się, że właśnie o takich sytuacjach, jak uwzględnianie podobnych przypadków w ewidencji, mówi się zdecydowanie mało