Co zrobić z paragonem, na którym pojawił się oczywisty błąd?

Rejestrowanie obrotu przy zastosowaniu kasy lub drukarki fiskalnej wymaga znajomości różnych przepisów. Istotne są m.in. te regulacje prawne, które dotyczą wystawiania i wydawania paragonów dla klientów indywidualnych. Większość szczegółowych informacji na ten temat znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Wspomniany dokument definiuje m.in. zasady postępowania w przypadku zaewidencjonowania paragonu fiskalnego z oczywistym błędem.

Co należy rozumieć przez ewidentną pomyłkę na paragonie?

Podatnicy korzystający z kas rejestrujących są zobligowani do rzetelnego prowadzenia ewidencji sprzedaży. To z kolei wymaga m.in. wydawania paragonów fiskalnych z prawidłowymi danymi –  zarówno na temat konkretnej transakcji, jak i informacji dotyczących firmy czy stosowanego urządzenia. Niemniej, pomyłki są rzecz ludzką i zdarzają się także przy wystawianiu dowodów sprzedaży dla klientów indywidualnych. Częstym przypadkiem jest np. zaewidencjonowanie transakcji na nieodpowiednią liczbę towarów lub usług, jak również ręczne wprowadzenie błędnej kwoty za dany element asortymentu.

W takich okolicznościach mówimy o ewidentnej pomyłce na paragonie fiskalnym, a nie o celowym działaniu. Nie oznacza to jednak, że dokument zawierający taki błąd można skasować z pamięci urządzenia rejestrującego oraz wyrzucić do śmietnika. Podatnik jest bowiem zobligowany do prawidłowego uwzględnienia paragonu z pomyłką w odrębnej ewidencji.

Czym jest ewidencja błędów na paragonach i dlaczego trzeba ją prowadzić?

Żadna kasa ani drukarka rejestrująca nie pozwala na skasowanie zaewidencjonowanego paragonu fiskalnego. Byłoby to po prostu niezgodne z funkcjonującymi w Polsce przepisami. Stąd też wynika obowiązek uwzględnienia paragonu z oczywistym błędem w odrębnej ewidencji pomyłek. Taka dokumentacja może mieć dowolną formę – wybraną przez podatnika. Część przedsiębiorców używa w tym celu zwykłego zeszytu, inni wolą korzystać z segregatora bądź teczki z wydrukami. Ewidencję oczywistych błędów na paragonach warto również odpowiednio opisać, tzn. umieścić w niej najważniejsze informacje na temat urządzenia rejestrującego oraz firmy.

Konkretne wymogi prawne są jednak związane z zawartością każdego wpisu do omawianej tu dokumentacji. Zgodnie z Rozporządzeniem MF w sprawie kas rejestrujących, w takiej adnotacji musi się znaleźć informacja o wartości sprzedaży brutto i wartości podatku należnego na omyłkowo zaewidencjonowanym paragonie, jak również krótki opis przyczyn i okoliczności popełnienia błędu. Ponadto, do wpisu należy dołączyć oryginał dowodu sprzedaży z oczywistą pomyłką. Nie można też zapomnieć o tym, aby wydać klientowi paragon fiskalny z poprawnymi informacjami.