Jakie informacje są wymagane na paragonie fiskalnym?

Można chyba napisać, że dla każdego użytkownika kasy bądź drukarki rejestrującej paragony fiskalne to chleb powszedni. Wielu przedsiębiorców każdego dnia wystawia mnóstwo takich dokumentów. Są tego zobligowani przez funkcjonujące w Polsce przepisy – ustawę o VAT oraz odrębne Rozporządzenie Ministra Finansów. Obowiązek ten wynika m.in. z zawartości każdego paragonu fiskalnego. Mowa bowiem o informacjach, których nie znajdziemy na innych potwierdzeniach transakcji.

Przepisy fiskalne – co musi zawierać paragon, a co jest dobrowolne?

Nikogo chyba nie zdziwi fakt, że zawartość paragonu fiskalnego, czyli pojawiające się tam informacje, jest ściśle regulowana w polskich przepisach. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Znajdziemy w nim wyszczególnione wszystkie informacje niezbędne na paragonie fiskalnym. Są to m.in. wyraźne oznaczenie „PARAGON FISKALNY”, logo fiskalne, dane dotyczące przedsiębiorcy (NIP, nazwa i adres firmy), transakcji (data, należność do zapłaty, forma płatności, kwoty podatku i oczywiście produkty lub usługi) oraz wykorzystywanego urządzenia rejestrującego, np. numer unikatowy kasy bądź drukarki.

Na omawianych tu dowodach sprzedaży mogą się też pojawić elementy, które nie są wymagane w przepisach. Dotyczy to m.in. graficznego logo przedsiębiorstwa, drukowanego często w nagłówku paragonu fiskalnego. Wiele modeli urządzeń rejestrujących oferuje też wystawienie takiego dokumentu z treściami reklamowymi. Takie elementy można umieścić w stopce paragonu fiskalnego.

Czy zawsze trzeba umieszczać NIP nabywcy na paragonie?

Ostatnimi czasy NIP nabywcy na paragonie fiskalnym to zagadnienie, które jest poruszane w wielu mediach – nie tylko tych związanych z branżą technologii sprzedaży, ale także w gospodarczych, biznesowych czy ekonomicznych. Ma to związek z niedawnymi zmianami w obowiązujących przepisach, a konkretnie – z nowelizacją ustawy o VAT. Sprawiła ona bowiem, że fakturę do paragonu będzie można wystawić wyłącznie wtedy, gdy na danym paragonie widnieje NIP nabywcy (w tzw. części fiskalnej).

Pytanie jednak, jakie ma to znaczenie dla zagadnień omawianych w dzisiejszym artykule? Warto zdawać sobie sprawę, kiedy przepisy wymagają od przedsiębiorcy umieszczenia NIP-u nabywcy na paragonie fiskalnym. Bo okazuje się, że nie zawsze trzeba to robić… Zgodnie z przepisami, podatnik musi wystawić taki dowód sprzedaży wyłącznie na życzenie klienta. Innymi słowy, to nabywca towaru lub usługi, i to jeszcze w trakcie rejestrowania transakcji, powinien zaznaczyć, że potrzebuje paragonu ze swoim NIP-em. Dopóki tego nie zrobi, dopóty nie ma mowy o żadnym obowiązku po stronie przedsiębiorcy. A to nie wszystko… Prośbę klienta należy spełnić wtedy, gdy kasa lub drukarka, która jest stosowana w firmie, posiada funkcję wydruku paragonu z NIP-em nabywcy. A nie wszystkie urządzenia, stosowane obecnie przez przedsiębiorców, mają taką opcję.

Czy paragon fiskalny można zastąpić innym wydrukiem?

Niewydanie paragonu fiskalnego, pomimo oczywistego obowiązku, wynikającego z przepisów (ustawy o VAT i Rozporządzenia Ministra Finansów), grozi dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Co ważne, dotyczy to także ewentualnego zastąpienia wspomnianego dokumentu innego rodzaju dowodem zakupu, np. zwykłym rachunkiem z drukarki niefiskalnej lub potwierdzeniem płatności kartą. Z czego to wynika?

Po pierwsze, tylko paragon fiskalny będzie zawierał wszystkie elementy, które są wymagane w przepisach. Po drugie, taki dokument stanowi potwierdzenie faktu, że dana transakcja została zarejestrowana przez podatnika na kasie bądź drukarce fiskalnej. A przedsiębiorca zapłaci później należny od niej podatek.