Zakup urządzenia fiskalnego w Warszawie – gdzie szukać pomocy?

Zapewne w wielu przypadkach początek działalności handlowej wiąże się z różnymi dylematami i wątpliwościami. A część z nich dotyczy funkcjonujących przepisów. Niejeden podatnik musi bowiem dokonać zakupu urządzenia fiskalnego, wdrożyć je w swojej firmie oraz prawidłowo stosować – włączając w to różne zadania wynikające z prawa. Gdzie zatem przedsiębiorca może zasięgnąć wiedzy i udać się po pomoc?

Kluczowe pytania na początku fiskalnej drogi

Jedna ze wskazówek jest dość oczywista: odwiedziny na stronach internetowych, poświęconych urządzeniom rejestrującym i branży fiskalnej – czyli na takich, jak ta – potrafią dostarczyć wielu informacji, zarówno o technicznych czy użytkowych, jak i prawnych aspektach tej dziedziny. Jednak sięgając po tego typu treści, warto zawsze zwrócić szczególną uwagę na dość często powtarzające się kwestie – albo np. konkretne pytania. Oto kilka z nich:

• Jakie urządzenie fiskalne kupić? – to jedno z podstawowych pytań, zadawanych przez przedsiębiorców, którzy są zobligowani do prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą wspomnianych technologii sprzedaży. Istnieje wiele aspektów do wzięcia pod uwagę przy takim procesie decyzyjnym, wśród których najważniejszym wydaje się być charakter prowadzonej firmy. Konkretne cechy przedsiębiorstwa i wynikające z nich potrzeby biznesowe powinny podpowiedzieć kluczowe funkcjonalności i rozwiązania naszego przyszłego urządzenia rejestrującego.
• Kasa czy drukarka? – to kolejny aspekt wyboru właściwej technologii handlowej. Pamiętajmy, że każde z tych urządzeń służy do zgodnego z prawem rejestrowania obrotu. Co zatem je różni? Drukarki fiskalne oferują wyższe parametry w takich aspektach, jak obsługa bazy towarowej czy szybkość wydruku, niemniej działają jedynie we współpracy z komputerem (bądź terminalem komputerowym) oraz stosownym oprogramowaniem sprzedażowym. Tymczasem kasy, choć najczęściej umożliwiają zaprogramowanie mniejszej liczby PLU, to jednak są urządzeniami samodzielnymi.
• Którego dostawcę technologii sprzedaży wybrać? – przechodzimy już do aspektów związanych z transakcją. Jeśli chodzi o kasy fiskalne w Warszawie, to z pewnością nie brakuje dobrych dystrybutorów. Zwróćmy uwagę na ofertę danej firmy: czy jest zróżnicowana i dostosowana do wielu rodzajów branż i sytuacji biznesowych, a przy tym czy zawiera starannie wyselekcjonowane produkty, pochodzące od sprawdzonych producentów. W zaufanym punkcie handlowym doświadczeni eksperci także podpowiedzą nam rozwiązania, które sprawdzą się w naszym przedsiębiorstwie.
• Jaką drogą nabyć urządzenie fiskalne? – oczywiście, zawsze pozostaje możliwość udania się do punktu handlowego wybranego dostawcy. Niemniej, szereg wygód (związanych z przeglądaniem oferty, porównywaniem produktów itp.) zapewni również transakcja dokonana za pośrednictwem sklepu internetowego. Musimy jednak pamiętać, by główna siedziba takiego dystrybutora znajdowała się stosunkowo blisko naszego przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie duże odległości mogą wpłynąć na dłuższy czas realizacji pewnych procedur, a nawet je komplikować (mowa tu m.in. o fiskalizacji, przeglądach technicznych, ewentualnych interwencjach serwisu itd.). Przykładowo: najlepiej, jeśli kasa fiskalna dla firmy z Pruszkowa będzie zakupiona i serwisowana w granicach Warszawy.

Prawne aspekty rozpoczęcia pracy z urządzeniem fiskalnym

Nie zapominajmy również, że sam zakup urządzenia fiskalnego nie pozwala jeszcze na zgodne z przepisami prowadzenie sprzedaży. Aby rozpocząć ewidencjonowanie obrotu, kasa lub drukarka rejestrująca musi przejść konkretnie wyglądającą procedurę instalacyjną. Na czym ona polega?

Wpierw musimy skontaktować się z właściwym Urzędem Skarbowym – a w zasadzie, dostarczyć mu pisemne tzw. zgłoszenie przedinstalacyjne. Dokument, który nie może wpłynąć później, niż 1 dzień przed planowanym rozpoczęciem ewidencji, powinien zawierać takie informacje, jak: imię i nazwisko podatnika, NIP podatnika, liczbę urządzeń i adresy miejsc, gdzie zostaną wdrożone, a także termin samej instalacji.

Następnie przychodzi czas na fiskalizację. To kluczowe działanie wobec urządzenia, którego może się podjąć jedynie serwisant z uprawnieniami. Czynność ta jest jednorazowa i nieodwracalna. Polega na przełączeniu sposobu funkcjonowania urządzenia z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Gdy to nastąpi, wszelkie operacje wykonane na kasie bądź drukarce są w niej zapisywane. To pozwala również na rozpoczęcie sprzedaży z wystawianiem paragonów.

Na koniec czeka nas jeszcze powtórne zawiadomienie Urzędu Skarbowego, w formie pisemnego tzw. zgłoszenia poinstalacyjnego. Dokument informuje o przeprowadzeniu fiskalizacji i musi wpłynąć nie później, niż 7 dni od jej wykonania. W odpowiedzi otrzymujemy numer ewidencyjny, który należy trwale nanieść na obudowę urządzenia fiskalnego.

Co ciekawe, dobrzy dostawcy technologii sprzedaży w Warszawie, zajmujący się również serwisem kas i drukarek fiskalnych, są w stanie nawet zapewnić wsparcie przy nauce obsługi danej technologii sprzedaży oraz załatwianiu formalności, związanych z fiskalizacją.