Papierowo lub elektronicznie – jak przechowywać kopię paragonów?

Wydawanie paragonów fiskalnych, po przyjęciu zapłaty za towar lub usługę, to podstawowy obowiązek każdego użytkownika kasy lub drukarki rejestrującej. Trzeba jednak pamiętać o tym, że wspomniane urządzenia realizują nie tylko oryginał dowodu sprzedaży, ale także jego kopię. Co więcej, na rynku nadal dostępne są modele, które zapewniają 2 sposoby archiwizowania danych – papierowy (na rolkach) lub elektroniczny (na karcie pamięci).

Wybór sposobu archiwizowania danych

W którym momencie przedsiębiorca może zdecydować, w jaki sposób będzie w przyszłości przechowywał kopię paragonów fiskalnych? Tylko i wyłącznie przy zakupie konkretnego urządzenia rejestrującego. Obecnie na rynku są jeszcze dostępne 2 rodzaje kas oraz drukarek fiskalnych – z kopią papierową lub elektroniczną. Po zakupie konkretnego modelu nie można już zmienić technologii, która odpowiada za archiwizowanie ważnych danych. Dlatego też warto podjąć świadomą decyzję i uwzględnić m.in. wymagany czas przechowywania kopii wszystkich paragonów, które są wydawane klientom firmy.

Jak długo trzymać kopię paragonów?

Wszystkie zasady dotyczące przechowywania kopii paragonów fiskalnych można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Wspomniany akt prawny wyjaśnia m.in., przez jaki długi czas trzeba archiwizować dokumenty. I co najważniejsze, na wymagany okres nie wpływa technologia odpowiedzialna za zapisywanie danych. Zarówno w przypadku modeli jednorolkowych, jak i dwurolkowych, kopię paragonu fiskalnego trzeba zachować przez minimum 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony i wydany nabywcy.

Nietrudno zgadnąć, że archiwizowanie dokumentów w formie cyfrowej jest po prostu wygodniejsze. Pozwala również na dodatkowe, łatwe zabezpieczenie danych. Niemniej, kasy z kopią elektroniczną są zazwyczaj droższe od modeli wyposażonych w dwurolkowe mechanizmy drukujące. Jednak z drugiej strony, zużywają mniej materiałów eksploatacyjnych (papieru termicznego). Ponadto, ich stosowanie nie wymaga składowania dokumentów w „sterylnych” warunkach. Papierowa kopia paragonów jest bowiem narażona na działanie różnych czynników zewnętrznych, m.in. światła, wilgoci czy ciepła.

Bliski koniec urządzeń dwurolkowych

Obecnie przy podejmowaniu decyzji związanej z wyborem sposobu przechowywania dokumentów warto też uwzględnić planowane zmiany w przepisach. Okazuje się bowiem, że urządzenia z kopią tradycyjną (papierową) będą szybciej wycofywane z rynku. Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy VAT, będzie je można kupować i instalować wyłącznie do końca 2018 roku. Później nie da się też wymienić pamięci fiskalnej w takich modelach. Natomiast w przypadku kas z kopią elektroniczną, datą graniczną będzie koniec 2022 roku.